Mobiilitunniste toi sujuvuutta liikuntapalveluihin: e-Tilat helpottaa liikuntatilojen hallintaa Limingassa

Liikuntapalvelupäällikkö Janne Laamasen mukaan ratkaisu on lisännyt tilojen käyttöastetta, parantanut palvelua ja tuonut kunnalle hyödyllistä dataa päätöksenteon tueksi.

Limingassa e-Tilat otettiin käyttöön tarpeesta saada toimiva ja läpinäkyvä varausjärjestelmä.

– Halusimme selkeän ja luotettavan tavan hallita kunnan tilavarauksia sekä mahdollisuuden siihen, että kuntalaiset voivat tehdä varaukset ja ostot verkossa, kertoo liikuntapalvelupäällikkö Janne Laamanen.

Ennen uudistusta kunnalla ei ollut käytössään reaaliaikaista varauskalenteria, mikä hankaloitti tilojen tehokasta käyttöä ja aiheutti turhia päällekkäisyyksiä.

– Nyt kaikki varaustilanteet ja vapaat ajat näkyvät yhdellä silmäyksellä, ja käyttöoikeuksien myynti on saatu siirrettyä sujuvasti verkkoon, Laamanen kuvailee.

Käyttöönotto toteutettiin suunnitelmallisesti, ja henkilöstö koulutettiin vaiheittain järjestelmän käyttöön.

– Aina toki uuden järjestelmän käyttöönotossa on haasteita, mutta niitä oli lopulta melko vähän. Kokonaisuutena käyttöönotto sujui hallitusti ja nopeasti, Laamanen jatkaa.

Jo pian käyttöönoton jälkeen e-Tilan vaikutukset näkyivät arjessa. Koska järjestelmän käyttöönoton jälkeen liikuntatilojen varaaminen on helpottunut, tämä näkyy suoraan tilojen käyttöasteessa.

– Tilat ovat nyt paremmin kuntalaisten saavutettavissa, ja käyttöoikeuksien määrä, kuten kuntosalikortit ja avantouintipaikan pukusuojien käyttö, on kasvanut selvästi, Laamanen kertoo.

Myös suhtautuminen uutta järjestelmää kohtaan ovat muuttuneet käytännön kokemusten myötä.

– Aluksi järjestelmää kohtaan oli epäilyksiä, mutta varaus- ja käyttöoikeuksien määrä kertoo kaiken. Jos käyttö olisi hankalaa, nämä luvut eivät olisi tällaisia, hän toteaa hymyillen.

Erityisen suosittu on ollut mobiilitunniste, jonka avulla käyttäjät pääsevät tiloihin ilman erillisiä kulkulätkiä.

– Noin 80 prosenttia kuntosalin käyttöoikeuksista hankitaan mobiilitunnisteella, ja tämä osuus on pysynyt vakaana koko järjestelmän käytön ajan, Laamanen kertoo.

Käytön sujuvuus on parantanut palvelun saavutettavuutta kaikenikäisille, ja myös seniorit ovat omaksuneet uuden toimintatavan yllättävän nopeasti.

Laamasen mukaan e-Tilat on muuttanut merkittävästi sitä, miten tilojen käyttöä voidaan seurata ja kehittää.

Järjestelmä tuo käyttöasteesta ja varauksista sellaista dataa, jota voidaan hyödyntää päätöksenteossa. Se auttaa myös resurssien suunnittelussa, esimerkiksi siivous- ja huoltotarpeiden mitoittamisessa.
Janne Laamanen

e-Tilan suurimmat hyödyt näkyvät Laamasen mukaan siinä, miten tarkasti järjestelmä tuottaa tietoa tilojen käytöstä. Aiemmin päätöksiä tehtiin pitkälti tuntuman perusteella, mutta nyt data kertoo selkeästi, milloin tilat ovat käytössä ja miten resurssit kannattaa kohdentaa. Palvelun kautta voidaan lähettää käyttäjille ohjeita ja turvallisuustietoja varausvahvistuksen yhteydessä.

Turvallisuus on huomioitu järjestelmässä monin tavoin. Käyttäjille voidaan lähettää ohjeita ja turvallisuustietoja suoraan varausvahvistuksen yhteydessä.

– Tämä on ollut merkittävä lisä turvallisuuden ja vastuullisen käytön kannalta. Kun käyttäjät saavat ohjeet automaattisesti, myös väärinkäytösten riski pienenee, Laamanen toteaa.

Taloudellisesta näkökulmasta e-Tilat on osoittautunut kannattavaksi hankinnaksi. Järjestelmä on tuonut kunnalle sekä taloudellisia että toiminnallisia hyötyjä.

– e-Tilat mahdollistaa kuntalaisten itsepalvelun ja vähentää täten työntekijäresurssin tarvetta. Lisäksi järjestelmän kautta on saatu lisätuloja, vaikka se ei ollutkaan käyttöönoton ensisijainen tavoite, Laamanen toteaa.

Kokonaisinvestointi oli Limingan mittakaavassa varsin maltillinen.

– Järjestelmän hankintahinta oli noin 10 000 euroa, ja lisäksi tehtiin ovikohtaisia lukijapäivityksiä. Käyttöönotto ajoittui samaan aikaan uuden urheiluhallin rakentamisen kanssa, joten osa kustannuksista sisältyi siihen hankkeeseen automaattisesti. Investointi on kuitenkin maksanut itsensä jo moninkertaisesti takaisin – eikä pelkästään rahallisesti, Laamanen painottaa.

Järjestelmä on paitsi tehostanut toimintaa myös parantanut palvelun laatua, mikä näkyy asiakastyytyväisyydessä ja kuntalaisten aktiivisuudessa.

Laamanen kertoo, että e-Tilan käyttöönotto on vasta alkua. Kunnassa suunnitellaan parhaillaan laajennuksia järjestelmän hyödyntämiseksi myös muissa kunnan tiloissa.

– Järjestelmään on tulossa mukaan tapahtuma- ja kulttuuritiloja. Osa niistä on jo osittain hyödynnetty järjestelmässä, mutta laajennuksia on tulossa lisää lähiaikoina, hän paljastaa.

Tulevaisuuden näkymät ovat hänen mukaansa myönteiset. Laamasen mukaan tulevaisuuden tavoitteena on, että kaikki kunnan vuokrattavat tilat löytyisivät yhdestä ja samasta palvelusta. Tämä helpottaisi sekä hallintoa että käyttäjiä ja lisäisi tilojen tehokasta käyttöä entisestään.

– Taloudellisen tilanteen kiristyessä tilojen korkea käyttöaste korostuu. e-Tilat auttaa varmistamaan, että tilat ovat mahdollisimman tehokkaassa käytössä. Potentiaalia järjestelmässä on paljon.

Kun Laamaselta kysyy, mikä e-Tilan käyttöönotossa on ollut merkittävin oivallus, vastaus tulee nopeasti. Laamasen mukaan suurin hyöty on ollut tilojen saatavuuden parantuminen ja tiedolla johtamisen kehittyminen.

– Kun tiedämme tarkasti, miten ja milloin tiloja käytetään, voimme johtaa palveluja paremmin ja kehittää niitä käyttäjien tarpeiden mukaisesti, hän tiivistää.

Laamanen kannustaa muitakin kuntia tarkastelemaan vastaavia järjestelmiä avoimin mielin ja tekemään huolellista vertailua ennen päätöksiä.

– Vertailu eri vaihtoehtojen välillä on tärkeää, mutta erityisen olennaista on asiakastuen ja kehityshalukkuuden taso. Meitä, vaikka ollaan pieni kunta, on kuunneltu kehittämistarpeissa kiitettävästi. hän summaa tyytyväisenä.