Taloyhtiön kirjanpito – mitä hallituksen pitää tietää?

Kirjanpidon käytännön tehtävät voidaan antaa isännöitsijälle tai tilitoimistolle, mutta hallituksen vastuu talouden valvonnasta säilyy. Säännöllinen talousraportointi auttaa havaitsemaan poikkeamat ajoissa ja antaa pohjan esimerkiksi vastikkeita, korjauksia ja lainanhoitoa koskeville päätöksille.

Asunto-osakeyhtiö on kirjanpitovelvollinen, ja sen kirjanpidossa noudatetaan kirjanpitolakia sekä hyvää kirjanpitotapaa. Kirjanpidon on annettava luotettava kuva taloyhtiön taloudellisesta tilanteesta ja muodostettava perusta tilinpäätökselle. Asunto-osakeyhtiölain 7 luvun mukaan hallitus vastaa siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Isännöitsijän tehtävänä puolestaan on huolehtia kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä.

Käytännössä kirjanpidon hoitaa usein isännöintiyrityksen taloushallinto tai erillinen tilitoimisto. Pienessä taloyhtiössä tehtävät voidaan järjestää myös muulla tavalla, kunhan kirjanpito täyttää lain vaatimukset ja vastuista on sovittu selkeästi. Hallituksen kannattaa varmistaa, että taloushallinnon tehtävänjako, laskujen hyväksymiskäytännöt ja raportointi on määritelty. Erityisen tärkeää on tietää, kuka seuraa maksamattomia vastikkeita, hyväksyy laskut ja huolehtii kirjanpitoaineiston säilyttämisestä.

Taloyhtiön kirjanpito muodostuu kaikista yhtiön talouteen vaikuttavista liiketapahtumista. Näitä ovat esimerkiksi hoito- ja pääomavastikkeet, vuokratulot, kiinteistön ylläpitokulut, korjausmenot, lainojen korot ja lyhennykset sekä mahdolliset palkkiot.

Kirjanpitoon kuuluvat muun muassa:

• Vastikekirjanpito: hoito- ja pääomavastikkeiden sekä muiden vastikkeiden seuranta.
• Vuokrakirjanpito: taloyhtiön omistamien tai hallitsemien vuokrattavien tilojen vuokratulot ja saatavat.
• Käyttökorvausten seuranta: esimerkiksi autopaikka-, sauna- ja vesimaksut.
• Ostolaskujen käsittely: kiinteistönhoidon, huollon, energian, vakuutusten ja korjausten kustannukset.
• Lainojen ja rahoituksen seuranta: lainapääomat, korot, lyhennykset ja osakkaiden lainaosuudet.
• Palkka- ja palkkiokirjanpito: esimerkiksi hallituspalkkiot ja niihin liittyvät lakisääteiset velvoitteet.

Taloyhtiössä käytetään kahdenkertaista kirjanpitoa, jossa liiketapahtumat kirjataan kahdelle tilille. Kirjaukset perustuvat tositteisiin, ja niiden yhteys kirjanpitoon ja tilinpäätökseen on pystyttävä jäljittämään.

Kirjanpidossa noudatetaan lähtökohtaisesti suoriteperustetta. Esimerkiksi tietylle kuukaudelle kuuluva vuokratulo kohdistetaan kyseiselle kuukaudelle, vaikka vuokralainen maksaisi sen vasta myöhemmin. Tilikauden aikana voidaan käyttää myös muita kirjaustapoja lain sallimissa rajoissa, mutta tilinpäätöstä laadittaessa tarvittavat jaksotukset on tehtävä.

Vastikkeet ovat useimmissa taloyhtiöissä keskeinen tulonlähde. Siksi vastikekirjanpidon ajantasaisuus on tärkeää sekä talouden suunnittelun että maksamattomien vastikkeiden seurannan kannalta. Vastikekirjanpidosta tulee käydä ilmi, mitä vastikkeita osakkailta on laskutettu, mitä on maksettu ja kuinka paljon saatavia on avoinna. Tiedot on täsmäytettävä taloyhtiön pääkirjanpitoon, jotta kirjanpidon luvut vastaavat vastikereskontran tietoja.

Hallituksen kannattaa seurata maksamattomia vastikkeita säännöllisesti. Pitkittyneet maksulaiminlyönnit voivat heikentää taloyhtiön maksuvalmiutta ja johtaa tilanteeseen, jossa muiden osakkaiden maksamilla vastikkeilla joudutaan tilapäisesti kattamaan puuttuvia tuloja. Erityistä huomiota tarvitaan myös silloin, kun taloyhtiössä kerätään useita erilaisia vastikkeita. Hoitovastikkeiden ja pääomavastikkeiden käyttöä sekä niihin liittyviä menoja on seurattava erikseen niiden käyttötarkoituksen ja yhtiöjärjestyksen määräysten mukaisesti.

Kirjanpidon hyöty jää vähäiseksi, jos talouden toteutunutta kehitystä tarkastellaan vasta tilinpäätöksen yhteydessä. Hallituksen kannattaa saada säännöllisesti talousraportti, jossa toteutuneita tuloja ja menoja verrataan yhtiökokouksen hyväksymään talousarvioon.

Raportoinnin tiheys riippuu taloyhtiön koosta, taloudellisesta tilanteesta ja käynnissä olevista hankkeista. Esimerkiksi suurten korjausten aikana kustannusten ja rahoituksen seuranta voi edellyttää huomattavasti tavallista tiheämpää raportointia.

Hallituksen on hyvä kiinnittää huomiota erityisesti seuraaviin asioihin:

• Ovatko hoitokulut pysyneet talousarviossa?
• Onko vastikkeita jäänyt maksamatta?
• Riittävätkö taloyhtiön rahavarat tuleviin laskuihin ja lainanhoitoon?
• Ovatko lämmitys-, vesi- ja sähkökustannukset muuttuneet ennakoidusta?
• Etenevätkö korjaushankkeiden kustannukset hyväksytyn budjetin mukaisesti?
• Onko lainojen korkokuluissa tai lyhennyksissä odotettavissa muutoksia?

Jos talousarvion ja toteutuneiden kulujen välillä on merkittäviä eroja, hallituksen on selvitettävä niiden syyt. Esimerkiksi poikkeuksellisen suuri lämmityslasku tai odottamaton korjausmeno voi vaikuttaa siihen, riittävätkö kerättävät vastikkeet loppuvuoden kustannuksiin.

Taloyhtiön tilinpäätös laaditaan jokaiselta tilikaudelta. Se sisältää muun muassa tuloslaskelman, taseen ja liitetiedot, joiden avulla voidaan arvioida yhtiön taloudellista tulosta, varallisuutta ja velkoja. Asunto-osakeyhtiössä laaditaan myös toimintakertomus, jossa annetaan lain edellyttämät tiedot yhtiön toiminnasta ja taloudesta. Siihen kuuluu muun muassa tietoja vastikkeiden käytöstä, talousarvion toteutumisesta ja yhtiön tulevaan kehitykseen vaikuttavista olennaisista seikoista.

Tilinpäätöksen yhteydessä laadittavat vastikerahoituslaskelmat eli jälkilaskelmat ovat taloyhtiössä erityisen tärkeitä. Niiden avulla seurataan, miten eri tarkoituksiin kerätyt vastikkeet ovat riittäneet niillä katettaviin menoihin ja millaisia yli- tai alijäämiä vastikkeisiin liittyy. Hallitus käsittelee ja allekirjoittaa tilinpäätöksen sekä toimintakertomuksen yhdessä isännöitsijän kanssa, jos yhtiöllä on isännöitsijä. Varsinaisessa yhtiökokouksessa osakkaat päättävät tilinpäätöksen vahvistamisesta ja muista lain mukaisista asioista.

Tilikausi on yleensä 12 kuukautta, eikä sen tarvitse olla kalenterivuosi. Toimintaa aloitettaessa tai lopetettaessa taikka tilinpäätöksen ajankohtaa muutettaessa tilikausi voi poikkeuksellisesti olla lyhyempi tai pidempi, kuitenkin enintään 18 kuukautta.

Isännöitsijän vaihtuminen on tilanne, jossa taloyhtiön hallituksen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota kirjanpitoaineiston siirtymiseen. Taloyhtiön kirjanpito kuuluu yhtiölle, ja sen on oltava käytettävissä myös isännöintisopimuksen päättymisen jälkeen.

Hallituksen tulee varmistaa, että uusi isännöitsijä tai kirjanpitäjä saa tarvitsemansa tiedot yhtiön taloudesta. Näitä ovat esimerkiksi aikaisempien vuosien tilinpäätökset, kirjanpitoaineisto, vastikereskontra, lainatiedot, maksamattomat laskut sekä keskeneräisiin korjaushankkeisiin liittyvät taloustiedot.

Siirrettävästä aineistosta on suositeltavaa laatia luettelo ja sopia kirjallisesti, miten aineiston vastaanottaminen ja säilyttäminen järjestetään. Näin voidaan ehkäistä tilanteita, joissa vanhoja tositteita, vastiketietoja tai muita talouden asiakirjoja joudutaan myöhemmin etsimään useasta järjestelmästä. Myös sähköisten taloushallintojärjestelmien käyttöoikeudet, tietojen vientimahdollisuudet ja arkistojen saatavuus on syytä tarkistaa hyvissä ajoin ennen isännöinnin vaihtumista.

Taloyhtiön kirjanpito vaikuttaa osakkaaseen erityisesti vastikkeiden, korjaushankkeiden ja yhtiölainojen kautta. Tilinpäätöksen avulla osakas voi arvioida, miten taloyhtiön taloutta on hoidettu ja millaisia kustannuksia tulevaisuudessa saattaa olla odotettavissa. Tuloslaskelmasta voi tarkistaa esimerkiksi kiinteistön ylläpidon kustannusten kehitystä. Taseesta puolestaan selviää tietoja yhtiön varoista ja veloista, kun taas toimintakertomus täydentää kuvaa talouden tapahtumista ja tulevista tarpeista.

Erityisen hyödyllistä on vertailla tilinpäätöksen tietoja edelliseen vuoteen ja talousarvioon. Jos esimerkiksi hoitokulut ovat kasvaneet huomattavasti tai taloyhtiön rahavarat vähentyneet, osakkaan kannattaa kysyä hallitukselta tai isännöitsijältä muutosten syistä. Osakkaalla on oikeus saada yhtiökokousta varten lain edellyttämät tilinpäätösasiakirjat nähtäväkseen. Tämä ei kuitenkaan tarkoita yleistä oikeutta tutustua kaikkiin taloyhtiön kirjanpidon tositteisiin tai yksittäisten osakkaiden maksutietoihin.

Taloyhtiön kirjanpidon tärkein tehtävä on tuottaa luotettavaa tietoa taloudellisesta tilanteesta. Kun vastikkeiden kertymistä, ylläpitokuluja ja lainanhoitoa seurataan säännöllisesti, hallitus pystyy arvioimaan tulevaa rahantarvetta ja valmistelemaan päätöksiä ajantasaisen tiedon perusteella.

Toimiva taloushallinto helpottaa myös osakkaille annettavaa tietoa yhtiön taloudesta. Selkeästi laaditut talousraportit, tilinpäätös ja toimintakertomus auttavat ymmärtämään, mihin vastikerahat käytetään ja miten taloyhtiö varautuu tuleviin korjauksiin.

Lähteet:

Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, erityisesti 7 ja 10 luku.

Kirjanpitolaki 1336/1997, erityisesti 2 ja 3 luku.